Nowe uregulowania, obok zasad obowiązujących ogólnie na mocy przepisów niemieckiego prawa handlowego i podatkowego w zakresie prawidłowego prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, bliżej określają wymagania dot. możliwości identyfikacji i kontroli dokumentacji przy prowadzeniu księgowości w formie elektronicznej.
Nowe zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów księgowych oraz dokumentów w formie elektronicznej, jak też dostęp do danych (GoBD) odnoszą się do wszystkich przedsiębiorców zobowiązanych do prowadzenia księgowości z elektronicznym przechowywaniem dokumentów. Zasady te powinny również uwzględniać wszelkie decyzje organizacyjne, odzwierciedlające rzeczywisty stan przedsiębiorstwa.
W tej chwili coraz szersze zastosowanie ma planowanie zasobów przedsiębiorstwa, które odbywa się w formie cyfrowej przy zastosowaniu systemów informatycznych; („ERP-System”, eng. Enterprise-Resource-Planning). W ramach takiego systemu przedstawiany zostaje proces tworzenia wartości przedsiębiorstwa. Aspekt techniczny w organizacji księgowości ma tu duże znaczenie. Dlatego też administracja skarbowa z dniem 01.01.2015r. zaostrzyła swe oczekiwania wobec GoBD.
Założeniem prawidłowego prowadzenia księgowości jest kompletne, należyte i terminowe ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych, które w ramach organizacji zakładu musi być zapewniane.
Szczególny nacisk kładzie się na kwestie powiązań między gromadzonymi danymi a przechowywaniem dowodów księgowych. Księgowość musi być prowadzona w taki sposób, aby w każdym czasie ekspert będący osobą trzecią mógł znaleźć odesłanie i drogę prowadzącą od dowodu do księgowości i odwrotnie. Stara zasada mówiąca o tym, że nie ma księgowości bez dowodu księgowego („Keine Buchung ohne Beleg”) jest wciąż aktualna. W księgowości, przy wskazaniu określonego stanu faktycznego, musi mieć miejsce odesłanie do odpowiedniego dokumentu źródłowego.
W nowoczesnych systemach ERP przeważająca część zapisów księgowych zostaje wywołana poprzez czynności operacyjne pracowników a nie przez bezpośrednie wprowadzanie danych do rachunkowości finansowej. Tym samym często nie ma już dowodów księgowych w tradycyjnej, papierowej formie. Zapisy księgowe powstają raczej w wyniku uchwycania i przetwarzania przez system elektroniczny danego stanu faktycznego w przedsiębiorstwie lub aktywności produkcyjnej pracownika (np. dyspozycja wydania towaru). Bardzo ważnym elementem przy dygitalizacji w przypadku rachunkowości jest zapewnienie, by wszystkie dowody księgowe miały postać cyfrową oraz aby nie było możliwości ich skasowania, pominięcia lub dokonania niezauważonej zmiany. Dlatego też, obok instrukcji proceduralnych w tym zakresie, konieczne są organizacyjne i techniczne kontrole, stanowiące część składową kontroli zarządczej (Internes Kontrollsystem „IKS”), za funkcjonowanie której odpowiedzialność ponosi kierownictwo przedsiębiorstwa.
Zasadniczo nowe regulacje w zakresie GoBD nie mają charakteru wiążącego, nie wchodzą one bowiem w skład zasad prawidłowego prowadzenia księgowości GoB. Jednak powstaje ryzyko, że stosowanie GoBD z biegiem czasu stanie się zwyczajowym działaniem przedsiębiorcy. Tym samym GoBD będzie częścią składową GoB, co de facto doprowadzi do obowiązku prawidłowego prowadzenia księgowości w formie elektronicznej. Nieprzestrzeganie nowych wymogów może zatem doprowadzić do uchybień prawa handlowego oraz prawa podatkowego.